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E-Mail Editor

Über das System können E-Mails direkt an den Kandidaten versendet werden. Der E-Mail Editor bietet zahlreiche Möglichkeiten die E-Mail-Vorlage vor dem Versand individuell zu gestalten.



Übersicht E-Mail Editor

Über die Funktion Korrespondenz im Kandidatenprofil können E-Mails direkt an den Kandidaten versendet werden.

Hier greift das System auf vorgefertigte E-Mail-Vorlagen zurück, die den Arbeitsaufwand minimieren.

Selbstverständlich lassen sich die E-Mails vor dem Versand individuell editieren.

Allgemeine Einstellungen

Im E-Mail Editor gibt es verschiedene Einstellungen, die man vor dem Versand vornehmen kann.

  • Versenden ab: Soll die E-Mail nicht direkt, sondern zu einem bestimmten Zeitpunkt versendet werden, kann hier ein Datum und eine Uhrzeit angegeben werden. Bis zum tatsächlichen Versand der E-Mail kann die E-Mail über die Mailqueue durch Benutzer mit der Rolle "Administrator" gelöscht werden, so dass diese nicht versendet wird.
  • Sprache: Wurde die ausgewählte E-Mail-Vorlage auch in weiteren Sprachen ausgewählt (z. B. Englisch), kann hier die Sprache ausgewählt werden. Die Vorlage ändert sich automatisch in die ausgewählte Sprache.

Hinweis:

Ist die E-Mail-Vorlage in der ausgewählten Sprache nicht vorhanden, wird automatisch ein leerer E-Mail Editor geladen. In dem Auswahlfeld E-Mail Vorlage steht dann Manuelle Vorlage - Englisch.

  • E-Mail Vorlage: Gibt es für die ausgewählte E-Mail mehrere Vorlagen (Beispiel: Absage Direktbewerbung oder Absage nach Gespräch), kann hier die gewünschte Vorlage ausgewählt werden. 

Absender, Empfänger und Betreff

Bevor die E-Mail versendet wird, kann der vordefinierte Absender oder Empfänger manuell geändert werden.

  • Absender: Hier kann im Auswahlfeld ausgewählt werden, ob die E-Mail von der System E-Mailadresse oder von der E-Mailadresse des angemeldeten (aktuellen) Benutzers versendet werden soll.
  • Empfänger: Als Empfänger kann, je nach verwendeter Vorlage, die E-Mailadresse des Kandidaten oder des internen Ansprechpartners (Fachbereich) ausgewählt werden.
  • cc: Falls gewünscht, kann eine Kopie der E-Mail an einen Empfänger gesendet werden. Die E-Mailadresse des Empfängers der Kopie kann durch den eigentlichen Empfänger der E-Mail gesehen werden.
  • bcc: Soll eine Kopie an einen weiteren Empfänger gesendet werden, ohne dass der eigentliche Empfänger dies mitbekommt, so kann hier die E-Mailadresse des weiteren Empfängers eingetragen werden.
  • Betreff: Der Betreff befüllt sich automatisch mit dem Titel der E-Mail Vorlage. Dieser kann bei Badarf manuell geändert werden.

 

Editierleiste

Vor dem Versand der E-Mail kann der Text der Vorlage nach Wunsch editiert werden.

Folgende Möglichkeiten gibt es (von links nach rechts):

  • B-Icon: Der Text kann in Bold (=fett) dargestellt werden, um gewisse Wörter oder Absätze hervorzuheben.
  • I-Icon: Markierter oder neuer Text kann in italic (=kursiv) dargestellt werden.
  • U-Icon: Um Wörter oder Sätze zu unterstreichen, kann diese Funktion genutzt werden.
  • S-Icon: Mit dem durchgestrichenen S-Icon kann Text durchgestrichen werden.
  • Fonts: Falls eine andere Schriftart verwendet werden soll, kann hier eine Schriftart ausgewählt werden.
  • Schriftgröße: DIe Schriftgröße kann angepasst werden.
  • Aufzählung: Aufzählung mit Bulletpoints.
  • Nummerierte Liste: Aufzählung mit Nummerierung.
  • Rückgängig: Falls ein durchgeführter Schritt rückgängig gemacht werden soll, kann man dies über dieses Icon tun.
  • Wiederholen: Um den Schritt zu wiederholen, nachdem er rückgängig gemacht wurde, kann dieses Icon verwendet werden.
  • Textfarbe: Um gewisse Worte oder Sätze farblich hervorzuheben, kann hier die Textfarbe angepasst werden.
  • Hintergrundfarbe: Diese Funktion stellt den Text dar, als wäre dieser mit einem Textmarker markiert worden.
  • Sonderzeichen: In dieser Liste sind Sonderzeichen zu finden, die man in der Nachricht einfügen kann.
  • Vollbild: Möchte man den E-Mail Editor im Vollbild anzeigen lassen, reicht ein Klick auf dieses Icon.

Hinweis:

Je nach dem welche Einstellungen der Empfänger der E-Mail in seinem E-Mailprogramm hinterlegt hat, kann es sein, dass dass vorgegebene Format nicht übermittelt wird.

Die Einstellungen des Empfängers haben immer Vorrang und überschreiben das mitgesendete Format.

Textfeld

Im Textfeld wird der Inhalt der eigentlichen Nachricht angezeigt.

Dieser kann auf Wunsch vor dem Versand editiert werden.

 

Parameter und Textbausteine

Parameter

Für die E-Mail Vorlage stehen zahlreiche Parameter zur Verfügung, die in die Nachricht oder im Betreff eingefügt werden können.

Je nach ausgewählter E-Mail-Vorlage können die möglichen Parameter variieren.

Hinweis:

Parameter, bei denen benutzerbezogene Daten verwendet werden (aktueller Benutzer, interner Ansprechpartner, Personalbetreuer, etc.), können nur verwendet werden bzw. werden nur befüllt, wenn die Daten in der Benutzerverwaltung beim jeweiligen Benutzer hinterlegt wurden!

Sind die Daten nicht gepflegt, wird an dieser Stelle nichts eingefügt.

Nachfolgend sind die am häufigsten verwendeten Parameter aufgeführt:

Allgemeine Parameter

  • Aktuelles Datum: Verwendung des aktuellen Datums.
  • Email Aushang E-Mail: E-Mailadresse, die im Stelleneditor unter Anzeige beim Punkt E-Mail Aushang ausgewählt wurde.
  • System Email: E-Mailadresse, die als System E-Mailadresse verwendet wird.
  • System Logo: Das hinterlegte Firmenlogo wird eingefügt.
  • System Name: Der Firmenname wird eingefügt.

Parameter zu den Daten des aktuellen Benutzers

  • Aktueller Benutzer E-Mail
  • Aktueller Benutzer Funktionsbezeichnung
  • Aktueller Benutzer Nachname
  • Aktueller Benutzer Telefax
  • Aktueller Benutzer Telefon
  • Aktueller Benutzer Titel
  • Aktueller Benutzer Vollmachtsformen: (OPTIONAL) Vollmachtsform des aktuell im System angemeldeten Benutzers.
  • Aktueller Benutzer Vorname

Parameter zu den Daten der Bewerbung

  • Bewerbung bearbeiten Link für (Asp): Link zum Kandidatenprofil/Bewerbung. Der Link funktioniert nur bei den Benutzern, die als interne Ansprechpartner im Stelleneditor hinterlegt sind.
  • Bewerbung Erstellungsdatum: Datum, an dem der Kandidat die Bewerbung erstellt aber noch nicht freigegeben hat. (Dies ist nur für Systeme relevant, die die Registrierung für den Kandidaten anbieten).
  • Bewerbung Freigabedatum: Datum, an dem der Kandidat die Bewerbung freigegeben oder abgegeben hat.

Parameter zu den Daten des Kandidaten

  • Kandidat Anrede
  • Kandidat Einstellungsdatum
  • Kandidat Email
  • Kandidat Kandidatennummer
  • Kandidat Nachname
  • Kandidat Talentpool Link (Ja): Über diesen Link kann der Kandidat der Aufnahme in den Talentpool zustimmen.
  • Kandidat Talentpool Link (Nein): Über diesen Link kann der Kandidat die Aufnahem in den Talentpool ablehnen.
  • Kandidat Titel
  • Kandidat Vorname

Parameter zu allgemeinen Informationen zur Stelle

Nachfolgende Daten werden durch Benutzer mit der Rolle "Administrator" im Navigationspunkt Adressen hinterlegt.

  • Stelle Adresse Name 1
  • Stelle Adresse Name 2
  • Stelle Adresse Ort
  • Stelle Adresse PLZ
  • Stelle Adresse Straße
  • Stelle Adresse URL
  • Stelle Aufgaben: Aufgaben, die der Kandidat erwartet. Diese werden im Stelleneditor (→ Anzeige) hinterlegt. 
  • Stelle Aufgabenbereich
  • Stelle Gesellschaft
  • Stelle Gesellschaft Signatur: Es kann durch Benutzer mit der Rolle "Administrator" eine allgemeine HTML-Signatur zur Gesellschaft hinterlegt werden. Diese wird durch diesen Parameter in der E-Mail-Vorlage hinterlegt. 
  • Stelle Kennziffer
  • Stelle Land
  • Stelle Ort
  • Stelle PLZ
  • Stelle Position
  • Stelle Qualifikationen: Qualifikationen, die der Kandidat mitbringen muss. Diese werden im Stelleneditor (→ Anzeige) hinterlegt. 
  • Stelle zu besetzen ab

Parameter zu den Daten des Ansprechpartner (Personal)

→ Sind mehrere Ansprechpartner (Personal) bei den Zuständigkeiten hinterlegt, werden immer die Daten des ersten Personalbetreuers verwendet.

  • Stelle Ansprechpartner Personal Anrede
  • Stelle Ansprechpartner Personal E-Mail
  • Stelle Ansprechpartner Personal Funktionsbezeichnung
  • Stelle Ansprechpartner Personal Name
  • Stelle Ansprechpartner Personal Telefax
  • Stelle Ansprechpartner Personal Telefon
  • Stelle Ansprechpartner Personal Titel
  • Stelle Ansprechpartner Personal Vorname

Parameter zu den Daten des Erstellers der Stelle

→ der Ersteller der Stelle kann von dem zuständigen Personalbetreuer (Ansprechpartner (Personal)) abweichen.

  • Stelle Ersteller Anrede
  • Stelle Ersteller E-Mail
  • Stelle Ersteller Name
  • Stelle Ersteller Telefax
  • Stelle Ersteller Telefon
  • Stelle Ersteller Titel
  • Stelle Ersteller Vollmachtsformen: (OPTIONAL) Vollmachtsform des Benutzers, der die Stelle angelegt hat.
  • Stelle Ersteller Vorname

Parameter zu den Daten des internen Ansprechpartners

  • Stelle interner Ansprechpartner Anrede
  • Stelle interner Ansprechpartner E-Mail
  • Stelle interner Ansprechpartner Name
  • Stelle interner Ansprechpartner Telefax
  • Stelle interner Ansprechpartner Telefon
  • Stelle interner Ansprechpartner Titel
  • Stelle interner Ansprechpartner Vorname

Über die Buttons >Nachricht oder >Betreff kann gestert werden, ob der Parameter im Nachrichtentext oder im Betreff eingefügt werden soll.

Textbausteine

Für die Verwendung von Textbausteine siehe: Textbausteine.



Anhänge

Über den Button Datei hochladen kann der E-Mail eine/mehrere Datei/en angehängt werden. Diese werden mit der E-Mail versendet.

Hinweis:

Falls eine Datei generell bei einer bestimmten Vorlage angehängt werden soll, können die Benutzer mit der Rolle "Administrator" die Datei in der System-E-Mail-Vorlage hinterlegen. Die Datei wird dann automatisch bei jedem Versand der E-Mail angehängt und versendet.