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Import von E-Mailbewerbungen

Bewerbungen, die per E-Mail gesendet werden, können über den E-Mailimport in das Bewerbermanagementsystem importiert werden. In dem folgenden Artikel beschreiben wir die Möglichkeiten des E-Mail-Imports.



Möglichkeiten des Importieren von E-Mailbewerbungen

  1. Möglichkeit - Aufgabenliste:

E-Mailbewerbungen können über die Aufgabeliste unter dem Punkt "E-Mail-Bewerbung auswählen" in das Bewerbermanagementsystem importiert werden.

Die E-Mail wird an die hinterlegte E-Mailadresse - in diesem Fall "demobase@bewerberverwaltung.info" - geschickt und durch Klicken auf "Aktualisieren" importiert.

  • Es muss aktiv "Aktualisieren" geklickt werden, um die E-Mails anzuzeigen
  • Die Datei darf XX MB nicht überschreiten
  • Unterstützte Formate: .doc, .pdf, .docx

Durch Klicken auf das "Bearbeiten"-Symbol öffnet sich der nächste Schritt.

2. Möglichkeit - Kandidatenverwaltung:

Eine weitere Möglichkeit E-Mailbewerbungen zu importieren, ist über den Navigationspunkt "Kandidatenverwaltung".

Durch Klicken auf "E-Mailbewerbungen importieren" öffnet sich die gleiche Ansicht wie bei Möglichkeit 1.

  • Es muss aktiv "Aktualisieren" geklickt werden, um die E-Mails anzuzeigen
  • Die Datei darf XX MB nicht überschreiten
  • Unterstützte Formate: .doc, .pdf, .docx

Bearbeiten der importierten Dateien

Der erste Teil der Maske zeigt die importierte E-Mail mit Absenderadresse, Betreff und E-Mailtext.

Anhänge:
Unter dem Punkt "Anhänge" werden alle Dokumente aufgelistet, die der E-Mail angehängt und in das Bewerbermanagementsystem importiert wurden. Im günstigsten Fall wurden die Dateien einzeln importiert, so dass jedem Dokument eine Dateiart zugewiesen werden kann. Hierfür reicht der Klick auf das "Bearbeiten"-Symbol. Per Dropdown kann die Dateiart zugewiesen und durch das Häkchen gespeichert werden.





Anlage der Kontaktdaten des Kandidaten

Es gibt drei Möglichkeiten die Kontaktdaten und/oder die Lebenslaufdaten des Kandidaten zu importieren:

  1. Manuell
  2. Import Basisdaten
  3. Import Lebenslauf (optional)

Manuelle Anlage der Kontaktdaten

Das Vorgehen bei der manuellen Anlage der Kontaktdaten ist das gleiche Vorgehen, wie bei der Anlage einer Offline-Bewerbung.

In der Maske werden die Daten des Kandidaten manuell eingepflegt. Zu beachten ist, dass alle gekennzeichneten Pflichtfelder in den einzelnen Reitern ausgefüllt sind, bevor die Daten gespeichert werden.

  • Persönliche Angaben
  • Ausbildung und Berufserfahrung
  • Qualifikationen
  • Weitere Angaben

Dieser Vorgang wird verwendet, wenn der Kandidat bereits im System registriert ist oder bereits eine Bewerbung besteht.

Importieren der Basisdaten

Beim Importieren der Basisdaten werden Kontaktdaten des Kandidaten aus dem Lebenslauf ausgelesen.

  • Damit die Basisdaten vom System ausgelesen werden können, muss der Lebenslauf mit der Dateiart "Lebenslauf" gekennzeichnet sein.

Bei der Auswahl "Import Basisdaten" kann der Kandidat im ersten Schritt einer Stelle zugewiesen werden (Bild: rechts). Weitere Optionen, wie die Zuweisung zum Talentpool, Anzeige von abgeschlossenen oder nicht veröffentlichten Stellen und die Bestätigung per E-Mail an den Kandidaten stehen zur Auswahl.

Im zweiten Schritt (Bild: unten) werden in der Maske die Daten angezeigt, die vom System aus dem Lebenslauf importiert wurden. Auch hier muss darauf geachtet werden, dass alle gekennzeichneten Pflichtfelder in den einzelnen Reitern ausgefüllt wurden.

Import Lebenslauf

Das Auslesen des Lebenslaufs wird optional angeboten. Hier werden nicht nur die Kontaktdaten des Kandidaten, sondern auch Angaben über Ausbildung, Qualifikationen, Berufserfahrung etc. ausgelesen, sofern diese im Lebenslauf angegeben wurden. Gerne steht unsere Kundenbetreuung bei Fragen zur Freischaltung der Option zur Verfügung.

Kandidatenprofil

Nachdem die Daten importiert und gespeichert wurden, wird man automatisch zum Kandidatenprofil weitergeleitet. Dort sind alle importierten Dokumente unter dem Reiter "Dateien" zu finden.