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Stellenbedarf mit Prozesssteuerung

Die Funktion »Stellenbedarf mit Prozesssteuerung« ermöglicht es einem Fachbereich-User eine Bedarfsmeldung mit einem druckfähigen Formular zu erstellen. Der Fachbereich-User kann in seinem Arbeitsbereich Bedarfsmeldungen direkt an einen Fachbereich-User, Personal-User oder global an die Personalabteilung übermitteln.




Prozess




Siehe auch: Beispiel Abfolge

SchrittRolleAktion

Schritt 0

Fachbereich A

Stellenbedarf wird erfasst

Schritt 1

Fachbereich A

Stellenbedarf zur Freigabe an Fachbereich-User weiterleiten

Schritt 2

Fachbereich B

Freigabe des Stellenbedarfes an Fachbereich-User

Schritt 3

Fachbereich A

Weiterleiten des Stellenbedarfes an Personal-User

Schritt 4

Recruiter

Stellenbedarf zur Freigabe an Fachbereich-User senden

Schritt 5

Fachbereich B

Weiterleiten des Stellenbedarfes an Recruiter

Schritt 6

Recruiter

Stellenbedarf zur Freigabe an Fachbereich-User

Schritt 7

Fachbereich A

Weiterleiten des Stellenbedarfes an Recruiter

Schritt 8

Recruiter

Stellenbedarf wird durch Recruiter weiter bearbeitet (Veröffentlichung etc.)



Stellenbedarf

Anlegen

Zum Anlegen eines Stellenbedarfs, muss die Bearbeitungsmaske durch Anklicken der Schaltfläche »Stellenbedarf anlegen« geöffnet werden.

Auf der Bearbeitungsmaske »Neu« können alle relevanten Informationen, für die weitere Bearbeitung durch die Personalabteilung hinterlegt werden. Die Bearbeitungsmaske ist in die drei Reiter »Stammdaten«, »Fragebogen und Checklisten« und »Anzeige« unterteilt. Die durch Anklicken des Reiters aufgeklappt oder zugeklappt werden können.

Stellenbedarfe können durch Anklicken der Schaltfläche »Senden« sofort an einen Ansprechpartner weitergeleitet werden.

Speichern

Angelegte Stellenbedarfe können durch betätigen der Schaltfläche »Speichern« zur späteren Bearbeitung gesichert werden.

Gespeicherte Stellenbedarfe werden in der Tabelle »Gespeicherte Stellenbedarfe« aufgelistet, und können zur weiteren Bearbeitung erneut aufgerufen werden.

Bearbeiten

Zur weiteren Bearbeitung eines gespeicherten Stellenbedarfs kann dieser durch Anklicken der Schaltfläche »Bearbeiten« erneut geöffnet werden.


Löschen

Zur Löschung eines gespeicherten Stellenbedarfs, steht die Schaltfläche »Stellenbedarf löschen« zur Verfügung.

Nachdem die Schaltfläche angeklickt wurde, öffnet sich ein Popup-Fenster. Hier kann die Löschung mit »Ja« bestätigt oder mit »Nein« abgelehnt werden.

Aufgaben (Übersicht Stellenbedarf)

In dieser Übersicht sind alle aktiv zu bearbeitenden Stellenbedarfe enthalten.



Kennziffer

Für jeden Stellenbedarf (später Stelle) wird durch das System automatisch eine fortlaufende Kennziffer vergeben.

Titel

Titel des Stellenbedarfs, der später im Prozess die Positionsbezeichnung ist.

Verantwortlicher

Hier wird der zuständige Fachbereich-User oder Personal-User an den der Stellenbedarf weitergeleitet wurde angezeigt. Ist das Feld Empfänger leer wurde global an alle Personal-User weitergeleitet.

Absender

Hier wird der User angezeigt von dem der Stellenbedarf weitergeleitet wurde.

Weitergeleitet

Datum und Uhrzeit der Weiterleitung.

Rückmeldung bis

Datumsangabe bis wann spätestens die Bearbeitung erfolgen soll. (optionale Angabe ohne automatischen Prozess)

Kommentar

Hier wird der Kommentar vom Absender angezeigt.

Personal-User → Fachbereich-User


Fachbereich-User → Fachbereich-User


Stellen in Bearbeitung

In dieser Übersicht sind alle Stellen enthalten, die an einen Ansprechpartner (Fachbereich-User / Personal-User) weitergeleitet wurden.

Die Liste kann über den Filter "Stellen in Bearbeitung" eingeschränkt werden. Es stehen die Filteroptionen "alle" und "aktiv" zur Auswahl.



Kennziffer

Für jeden Stellenbedarf (später Stelle) wird durch das System automatisch eine fortlaufende Kennziffer vergeben.

Titel

Titel des Stellenbedarfs, der später im Prozess die Positionsbezeichnung ist.

Empfänger

Hier wird der ausgewählte Fachbereich-User oder Personal-User an den der Stellenbedarf weitergeleitet wurde angezeigt. Ist das Feld Empfänger leer wurde global an alle Personal-User weitergeleitet.

Funktion/Abteilung

Hier werden die Daten des Users, aus dem Feld "Funktion/Abteilung" angezeigt, soweit diese in der Benutzerverwaltung gepflegt sind.

Status

Aktueller Status der Bearbeitung.

StatusBeschreibung
BedarfStellenbedarf wurde durch Fachbereich-User an Personal-User weitergeleitet.
AngelegtPersonal-User hat den Stellenbedarf bearbeit und gespeichert.
ÄnderungStellenbedarf wurde durch Fachbereich-User nicht freigegeben → Retour an Personal-User
In BearbeitungStellenbedarf wurde durch Fachbereich-User an Personal-User freigegeben.
VeröffentlichtPersonal-User hat den Stellenbedarf (Stelle) veröffentlicht.
AbstimmungStellenbedarf wurde durch Fachbereich-User an Fachbereich-User weitergeleitet.


Ausgang

Datum und Uhrzeit der Weiterleitung.

Rückmeldung bis

Datumsangabe bis wann spätestens die Bearbeitung erfolgen soll. (optionale Angabe ohne automatischen Prozess)

Kommentar

Hier wird der Kommentar angezeigt, der für den Empfänger erfasst wurde.

Kommentar Absender

Hier wird der ursprüngliche Kommentar von dem User angezeigt, von dem der Stellenbedarf erhalten wurde.


Stellenbedarf weiterleiten

Es gibt drei Möglichkeiten, um einen Stellenbedarf weiterzuleiten.

  • Bedarf freigeben

  • Bedarf freigeben - ohne Empfänger

  • Bedarf weiterleiten



Bedarf freigeben

Stellenbedarf direkt an einen Personal-User weiterleiten.

Bedarf freigeben - ohne Empfänger

Stellenbedarf global an alle Personal-User weiterleiten.

Sobald kein Empfänger ausgewählt ist, erhält jeder Personal-User die Bedarfsmeldung in seine Aufgabenliste. Der Personal-User, der den Stellenbedarf als erstes öffnet, wird der Stelle zugeordnet.

Bedarf weiterleiten

Stellenbedarf direkt an einen Fachbereich-User weiterleiten.

Beispiel Abfolge

Die nachfolgende Abfolge beschreibt einen Prozess, der zwei Fachbereich-User und einen Personal-User berücksichtigt.
SchrittRolleAktion

Schritt 0

Fachbereich A

Stellenbedarf wird erfasst

Schritt 1

Fachbereich A

Stellenbedarf zur Freigabe an Fachbereich-User weiterleiten

Schritt 2

Fachbereich B

Freigabe des Stellenbedarfes an Fachbereich-User

Schritt 3

Fachbereich A

Weiterleiten des Stellenbedarfes an Personal-User

Schritt 4

Recruiter

Stellenbedarf zur Freigabe an Fachbereich-User senden

Schritt 5

Fachbereich B

Weiterleiten des Stellenbedarfes an Recruiter

Schritt 6

Recruiter

Stellenbedarf zur Freigabe an Fachbereich-User

Schritt 7

Fachbereich A

Weiterleiten des Stellenbedarfes an Recruiter

Schritt 8

Recruiter

Stellenbedarf wird durch Recruiter weiter bearbeitet (Veröffentlichung etc.)

Schritt 0 → Fachbereich A

  • Fachbereich-User A erstellt einen Stellenbedarf und speichert diesen für die weitere Bearbeitung ab.
  • Kommentar wird angelegt → "1. Kommentar: Anlage eines Stellenbedarfs"

Dieser Kommentar wird/kann im Feld Kommentar hinterlegt. Siehe Stellenbedarf anlegen. Dieser Bedarf kann verwendet werden oder er wird beim ersten Weiterleiten angepasst. Siehe Schritt 2.

Schritt 1 → Fachbereich A

  • Fachbereich-User A sendet Stellenbedarf zur Freigabe an Fachbereich-User B
  • Freigabe des Stellenbedarfes an Fachbereich-User A
  • Kommentar wird angelegt → "2. Kommentar: Weiterleiten an Fachbereich B"



Schritt 2 → Fachbereich B

  • Fachbereich-User B erhält den Stellenbedarf in seine Aufgabenliste
  • Stellenbedarf wird durch Fachbereich-User B geprüft

  • Freigabe des Stellenbedarfes an Fachbereich-User A

  • Kommentar wird angelegt → "3. Kommentar: Freigeben an Fachbereich A"


Schritt 3 → Fachbereich A

  • Fachbereich-User A erhält den Stellenbedarf in seine Aufgabenliste
  • Stellenbedarf wird durch Fachbereich-User A geprüft

  • Weiterleiten des Stellenbedarfes an einen Recruiter

  • Kommentar wird angelegt → "4. Kommentar: Weiterleiten an Recruiter"


Schritt 4 → Recruiter

  • Recruiter erhält den Stellenbedarf in seine Aufgabenliste
  • Stellenbedarf wird durch Recruiter entsprechend bearbeitet

  • Recruiter sendet Stellenbedarf zur Freigabe an Fachbereich-User B

  • Kommentar wird angelegt → "5. Kommentar: Freigabe anfordern bei Fachbereich-User B"




Schritt 5 → Fachbereich B

  • Fachbereich-User B erhält den Stellenbedarf in seine Aufgabenliste
  • Stellenbedarf wird durch Fachbereich-User B geprüft

  • Weiterleiten des Stellenbedarfes an den zuständigen Recruiter

  • Kommentar wird angelegt → "6. Kommentar: Freigeben an Recruiter"


Beim Versand einer Freigabe an einen Recruiter, muss der Kommentar bereits in das Kommentar-Feld eingetragen werden. Es öffnet sich hier kein weiteres Dialog-Feld (Popup-Fenster).

Schritt 6 → Recruiter

  • Recruiter erhält den Stellenbedarf in seine Aufgabenliste "Stellen zur Bearbeitung"
  • Stellenbedarf wird durch Recruiter entsprechend bearbeitet

  • Recruiter sendet Stellenbedarf zur Freigabe an Fachbereich-User A

  • Kommentar wird angelegt → "7. Kommentar: Freigabe anfordern bei Fachbereich-User A"



Schritt 7 → Fachbereich A

  • Fachbereich-User A erhält den Stellenbedarf in seine Aufgabenliste
  • Stellenbedarf wird durch Fachbereich-User A geprüft

  • Weiterleiten des Stellenbedarfes an den zuständigen Recruiter

  • Kommentar wird angelegt → "8. Kommentar: Freigeben an Recruiter"


Beim Versand einer Freigabe an einen Recruiter, muss der Kommentar bereits in das Kommentar-Feld eingetragen werden. Es öffnet sich hier kein weiteres Dialog-Feld (Popup-Fenster).

Schritt 8 → Recruiter

  • Recruiter erhält den Stellenbedarf in seine Aufgabenliste "Stellen zur Bearbeitung"
  • Stellenbedarf wird durch Recruiter weiter bearbeitet (Veröffentlichung etc.)




Ansicht

Editor



Layout

Sobald vom Personal-User ein oder mehrere Layouts für die Stellenanzeige angelegt wurde, kann der Fachbereich-User diese über den Reiter "Layout" aufrufen.

Entweder über das Vorschaulink-Icon die Stellenanzeige aufrufen oder durch Anklicken der Zeile den Ansichtsbereich der Stellenanzeige aufrufen.

Historie

In der Historie kann der Fachbereich-User alle relevanten Aktionen und die zugehörigen Kommentare einsehen.

Sichtbarkeit von Kommentaren

Historie

Fachbereich-User A


Fachbereich-User B





Personal-User

Druckversion des Stellenbedarfs

Alle durch den ursprünglichen Ersteller erfassten Kommentare, werden in das Kommentarfeld auf der Druckversion übernommen.

Siehe auch: Druckversion

Druckversion




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