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Modul »Terminplaner«

Das Modul »Terminplaner« beinhaltet Terminplanungsfunktion für die Planung einzelner Termine, ganzer Recruiting-Days, Sammeltermine und Terminserien. 



Anlegen & Bearbeiten von Terminen über den Stelleneditor (Reiter »Termine«)

Einzeltermin anlegen

  1. Um einen Einzeltermin anzulegen ist die Schaltfläche »Neuen Einzeltermin anlegen« anzuklicken.

  

2. Daraufhin öffnet sich das Popup-Fenster »Neuen Termin für Stelle: xxx«. Hier können alle relevanten Daten für den Termin erfasst werden.

3. Nachdem alle Daten eingepflegt wurden, kann der Einzeltermin mit der Schaltfläche »Speichern« abgespeichert werden.

HINWEIS

Ein sofortiger Versand des Termins ist über den Reiter »Termine« nicht möglich. Der Versand von Terminen ist nur über die Funktionen innerhalb der Terminübersicht möglich.

4. Der gespeicherte Termin wird in der Übersicht angezeigt und kann über die entsprechenden Schaltflächen weiterbearbeitet werden.

Zusätzlich wird der Termin auch auf dem Kandidatenprofil zur Bewerbung angezeigt. Außer es besteht bereits ein Termin, der früher terminiert ist.

HINWEIS

 

 

 

 

Sammeltermin anlegen

  1. Um einen Sammeltermin anzulegen ist die Schaltfläche »Neuen Sammeltermin anlegen« anzuklicken.

2. Daraufhin öffnet sich das Popup-Fenster »Neuen Termin für Stelle: xxx«. Hier können alle relevanten Daten für den Sammeltermin erfasst werden.

Ein Sammeltermin ist dafür gedacht, einen Zeitrahmen für mehrere Einzeltermine vorzugeben. Die eigentlichen Termine für einzelne oder auch mehrere Kandidaten müssen als untergeordnete Termine angelegt werden. Siehe »Untergeordneten Termin anlegen«

3. Nachdem alle Daten eingepflegt wurden, kann der Sammeltermin mit der Schaltfläche »Speichern« abgespeichert werden.

4. Der gespeicherte Termin wird in der Übersicht angezeigt und kann über die entsprechenden Schaltflächen weiterbearbeitet werden.

 

Untergeordneten Termin anlegen

  1. Für einen untergordneten Termin muss erst ein Sammeltermin angelegt werden. Durch Klicken der Schaltfläche »Untergeordneten Termin anlegen« öffnet sich das Popup-Fenster »Neuen untergeordneten Termin für Stelle: xxx«

Hier können alle relevanten Daten für den Termin erfasst werden.

3. Nachdem alle Daten eingepflegt wurden, kann der Sammeltermin mit der Schaltfläche »Speichern« abgespeichert werden.

4. Der gespeicherte Termin wird in der Übersicht angezeigt und kann über die entsprechenden Schaltflächen weiterbearbeitet werden.

Zusätzlich wird der untergeordnete Termin auch auf dem Kandidatenprofil zur Bewerbung angezeigt. Außer es besteht bereits ein Termin, der früher terminiert ist.

HINWEIS

 

Bearbeiten von Terminen

Um einen Termin zu bearbeiten muss der gewünschte Termin in der Terminübersicht durch anklicken der Zeile ausgewählt werden. Daraufhin öffnet sich unterhalb der Terminübersicht die Bearbeitungsmaske.

Die vorgenommenen Änderungen können durch Klicken der Schaltfläche »Speichern« gesichert werden. Ein Termin kann über die Schaltfläche »Löschen«, je nach Status, entweder storniert oder gelöscht werden.

 

 

 

 

  Anlegen & Bearbeiten von Terminen über das Kandidatenprofil

Um einen Termin anzulegen, muss eine konkrete Bewerbung (siehe Kandidatenprofil) ausgewählt sein. Dann steht unter »Aktionen zum Bewerber« die Option »Termin« zur Auswahl. Wird der Punkt »Termin« ausgewählt öffnet sich das PopUp-Fenster »Terminansicht« zum Anlegen eines Termins.

Über das Kandidatenprofil kann etweder ein »Einzeltermin« oder ein »Untergeordneter Termin« angelegt werden.

HINWEIS

Grundlegend wird immer ein Einzeltermin angelegt. Wird jedoch eine Vorstellungsrunde ausgewählt, wird ein untergeordneter Termin angelegt und dem Sammeltermin zugeordnet.

Hier können alle relevanten Daten für den Termin erfasst werden.

Termin speichern

Mit der Schaltfläche »Speichern« ist es möglich einen Termin abzuspeichern ohne ihn direkt zu versenden. Gespeicherte Termine können im Reiter »Termine« im Stelleneditor weiter bearbeitet werden.

Termin speichern und senden

Soll der Termin sofort verschickt werden, kann die Funktion»Termin speichern und senden« auch ohne Speichern des Termins angeklickt werden, um den Termin sofort zu versenden.

 

Sobald der Termin versendet werden soll, wird er gleichzeitig gespeichert und die Maske »E-Mail-Editor« öffnet sich. Es öffnet sich die Maske aber nur sofort, wenn keine internen Teilnehmer dem Termin zugeordnet worden sind. Sind Teilnehmer ausgewählt - siehe »Interne Teilnehmer zum Termin einladen«.

Interne Teilnehmer zum Termin einladen

Um interne Teilnehmer zum Termin einzuladen, müssen die gewünschten Teilnehmer im Bearbeitungsfenster zugeordnet werden.

Sobald dann der Termin über die Schaltfläche »Termin speichern und senden« verschickt wird, öffnet sich das Popup-Fenster »Termineinladung«. Hier werden alle internen Teilnehmer aufgelistet die automatisch zum Termin eingeladen werden. Die Einladung an die internen Teilnehmer erfolgt aber nur, wenn bei der Funktion »Einladung an interne Teilnehmer versenden« gesetzt ist.

Die Einladung an interne Teilnehmer wird automatisch per E-Mail versendet. Eine Bearbeitung der E-Mail ist nicht möglich. Um den Inhalt der E-Mail anzupassen, muss der Versand an interne Teilnehmer über den Reiter »Termine« im Stelleneditor erfolgen.

Siehe dazu Schaltflächen Terminbearbeitung - Interne Teilnehmer zum Termin einladen

 

Termin zur Bewerbung

Es können mehrere Termine angelegt werden. Der als nächstes anstehende Termin wird auf dem Kandidatenprofil bei der Bewerbung angezeigt.

Sobald ein Termin angelegt wurde, erscheint

Termine welche noch in Planung sind, können direkt gelöscht werden. Es erfolgt kein Mailversand und der Termin wird aus der Terminübersicht entfernt.

Bei einem Termin, zu dem bereits Einladungen versendet worden sind, wird der Termin (bzw. Subtermin) auf den Status »Storniert« gesetzt und Kandidaten und interne Teilnehmer werden per E-Mail darüber informiert. Der stornierte Termin wird weiterhin in der Terminübersicht angezeigt.

 

 

Eingabefelder und Schaltflächen

Einzeltermin anlegenSammeltermin anlegen

Eingabefelder Popup-Fenster

Sammeltermin

Wenn über das Kandidatenprofil ein Termin angelegt wird, kann optional ein Sammeltermin selektiert werden. Wird dann der Termin abgespeichert, wird er als untergeordneter Termin dem Sammeltermin zugewiesen. 

Wird keine Vorstellungsrunde ausgewählt, wird ein Einzeltermin angelegt.

Terminvorschläge

Sobald ein Sammeltermin ausgewählt wurde, erscheint das Selektfeld »Terminvorschläge«. Hier können Termine von einer Stunde direkt ausgewählt werden. Die vorgeschlagenen Termine liegen im Zeitrahmen des Sammeltermins. Bereits ausgewählte Uhrzeiten werden aus der Vorschlagsliste entfernt. Terminvorschläge können nur zu vollen Stunden vergeben werden.

Datum und Uhrzeit

Eingabe des Datums und der Uhrzeit. Bei Sammelterminen können auch mehrtägige Termine geplant werden.

Betreff

 

Ort

 

Text 

 

Auswahl Kandidat

Über dieses Auswahlfeld kann der gewünschte Kandidat dem Termin zugewiesen werden.

Interne Teilnehmer

Um die gewünschten Teilnehmer dem Termin hinzuzufügen, müssen diese in der Mehrfach-Auswahlbox ausgewählt und durch die Pfeiltasten zwischen den Auswahlfenstern zugeordnet werden.

 

Schaltflächen Terminbearbeitung

Einzeltermin anlegenSammeltermin anlegen

Untergeordneten Termin anlegen

Kandidat zum Termin einladen


 

 

 

 

 

Nach Anklicken der Schaltfläche öffnet sich die Maske »E-Mail-Editor«. Hier können noch individuelle Anpassungen der Einladungs-E-Mail vorgenommen werden.

siehe E-Mail Kategorie: Terminfunktion - manuelle Einladung für den Termin verschicken - System-E-Mail Vorlagen

 

 

Alle Kandidaten einladen

siehe E-Mail Kategorie: Terminfunktion - manuelle Einladung für den Termin verschicken -  System-E-Mail Vorlagen 

Anzeige der Einladung

Um den Inhalt der Einladung einsehen zu können, kann über die Schaltfläche »Anzeige der Einladung« ein Popup-Fenster geöffnet werden.

Termin bestätigen oder absagen

Über diese Schaltfläche öffnet sich ein Popup-Fenster mit den Optionen:

  • Absagen (wünscht anderen Termin)
  • Zusagen
  • Absagen

Diese Optionen sind manuell zum Termin wählbar. Wird eine Option gewählt, wird in der Spalte »Rückmeldung« die entsprechende Information eingetragen. Welcher User den Status vergeben hat.

siehe E-Mail Kategorie: Termin bestätigen oder absagen -    System-E-Mail Vorlagen  

 Interne Teilnehmer zum Termin einladen

 Mit dieser Funktion wird die Einladung an den/die internen Teilnehmer separat versendet.

siehe E-Mail Kategorie: Terminfunktion - Einladung an alle internen Teilnehmer eines Termins (intern) -  System-E-Mail Vorlagen 

 Termin hat stattgefunden

 

 Termin(e) stornieren bzw. löschen

Der Termin (bzw. Subtermine) wird auf den Status »Storniert« gesetzt und Kandidaten und interne Teilnehmer werden per E-Mail informiert. Der stornierte Termin wird weiterhin in der Terminübersicht angezeigt.

siehe E-Mail Kategorie:  


Falls der Termin noch im Status »Geplant« steht wird der Termin direkt gelöscht, ohne Mailversand. Der Termin wird aus der Terminübersicht entfernt.

 

Kandidatenprofil

Anzeige der Termin-Historie

Um die Historie von Terminen einzusehen, kann im Reiter »Historie« auf dem Kandidatenprofil der Filter »Termin« ausgewählt werden.