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colorblue


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namePersonaluser

Step-by-step Guide für Personaluser

Kandidat einstellen | Einladung für das Onboarding | Dokumente dem Onboarding zuordnen | Historie | Bemerkungen des Kandidaten


Kandidat einstellen

Um einen Kandidaten für das Onboarding einzuladen, muss dieser vorher im Bewerbermanagementsystem eingestellt werden. (Siehe Einstellen eines Kandidaten über die Schaltfläche »Einstellen«)





Einladung für das Onboarding


Ist ein Kandidat eingestellt wird auf der Bearbeitungsmaske des »Kandidatenprofils« die Schaltfläche "Onboarding" eingeblendet. Um einen Kandidaten für das Onboarding einzuladen muss die Schaltfläche »Onboarding« angeklickt werden.




Daraufhin öffnet sich das Popup-Fenster "Einladung für das Onboarding verschicken". Sobald die Einladung mit der Schaltfläche "OK" bestätigt wurde, werden an den Bewerber zwei E-Mails versendet.

System E-Mail Vorlage

  • Informations E-Mail für die Registrierung mit Passwortvergabe
    • Kategorie: xxx
    • Vorlage: xxx
  • E-Mail mit der Einladung zum Onboarding.
      • Kategorie: Onboarding Einladung an Kandidaten
      • Vorlage: Mail an Kandidaten

Die Schalftfläche "Onboarding" wird auf der Bearbeitungsmaske ausgeblendet, da der Mitarbeiter bereits eingeladen wurde.




Dokumente dem Onboarding zuordnen


Info

Siehe zur detaillierten Funktionsweise Reiter »Dokumente«


Dokumente für den Kandidaten

Sie können auf dem Kandidatenprofil innerhalb des Reiters »Dokumente« Verträge, Informationsmaterial etc. hochladen, erstellen und bearbeiten.

Im Standard sind neue Dokumente immer als "intern" gekennzeichnet. Mit dieser Kennzeichnung sind die Dokumente nur für interne Nutzer sichtbar. Um ein Dokument für den Kandidaten für den Onboardingbereich freizugeben, muss die Kennzeichnung "Onboarding" ausgewählt werden. Sobald das Dokument zugewiesen wurde, erhält der Kandidat eine E-Mail, in der er über neue Dokumente oder Änderungen informiert wird.

System E-Mail Vorlage

  • Informations E-Mail an den Kandidaten

    • Kategorie: Onboarding Benachrichtigung Bewerber

    • Vorlage: Mail an Kandidaten


Kennzeichnung freigegebene Dokumente

Dokumente die vom Personaluser oder vom Kandidaten greigegeben wurden, werden mit der Kategorie "Onboarding" gekennzeichnet.

Bemerkungen

Der Personaluser wie auch der Kandiat können zu Dokumenten eine Bemerkung hinterlegen. Diese Bemerkungen sind für den Personaluser und den Kandiaten sichtbar.

Personaluser

Der Personaluser kann innerhalb der Popup-Fenster für den Upload oder neues Dokument erstellen eine Bemerkung hinterlegen.


NeuUpload
Anzeige für Kandiat


Kandidat

Der Kandidat kann innerhalb der Bearbeitungsmaske für das Hochladen von Dokumenten eine Bemerkung für den Personaluser hinterlagen.


Upload (hochgeladene Dokumente)

Anzeige für Personaluser




Historie

Alle Aktionen die Onboarding betreffen sind mit der Kategorie "Onboarding" gekennzeichnet.

Kandidatenverwaltung

Es kann über die Such- und Filterfunktionen der Kandidatenverwaltung nach Onboarding-Kandidaten gesucht werden.




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nameKandidat

Step-by-step Guide für Kandidaten


Registrierung | Einladung zum Onboarding | Login | Startseite | Bereitgestellte Dokumente | Hochgeladene Dokumente | Menüpunkt Vertrag | Account bearbeiten



Registrierung

Sobald durch der zuständigen Personaluser die Einladung für das Onboarding veranlasst wurde, erhält der Kandidat nebenstehende E-Mail. Für den Kandiaten wurde automatisch ein Account angelegt für den der Kandidat nun ein Passwort vergeben muss, um sich in seinem Onboarding anmelden zu können.


Info
iconfalse

Ihre Zugangsdaten für das Unternehmensname - Recruiting-System


Guten Tag,

Ihre Anmeldung in unserem Recruiting-System war erfolgreich. Sie wurden mit folgenden Daten registriert:

Login: melitta.bentz@email.de
E-Mail: melitta.bentz@email.de

Haben Sie bei der Registrierung noch kein Passwort vergeben, folgen Sie bitte diesem Link: http://IHRE-URL/r/z01osibxobmbwix, um ein Passwort zu erstellen.

Sollte der Link schon abgelaufen sein, benutzen Sie bitte die Funktion "Passwort vergessen" in unserem Recruiting-System http://IHRE-URL. Sie bekommen daraufhin einen neuen Link zugeschickt.

Mit freundlichen Grüßen



Einladung zum Onboarding

Kurz nach Versand der Registrierungs-E-Mail erhält der Kandidat die Einladung für das Onboarding per E-Mail. In der E-Mail kann er den Link aufrufen  und wird in den Login-Bereich des Moduls »Onboarding« weitergeleitet.


Info
iconfalse

Einladung zum Onboarding


Sehr geehrte Frau Melitta Bentz,

wir freuen uns Sie zum Onboarding einzuladen. Melden Sie sich dazu einfach im System an:


Einladung zum Onboarding

Mit freundlichen Grüßen


Unternehmensname


Login

Durch Eingabe ders per E-Mail erhaltenen Benutzernamens und dem vergebenen Passwort erhält der Kandidat Zugang zu seinem Onboarding-Account.


Startseite (Desktop Version)

Startseite (APP)


1 - Name des Kandidaten

Der Name des Kandidaten wird direkt aus dem Bewerbermanagementsystem übernommen und kann nicht durch den Kandidaten verwaltet werden.

2 - Titel der Stelle / Kennziffer

Der Stellentitel und die Kennziffer werden direkt aus dem Bewerbermanagementsystem übernommen und können nicht durch den Kandidaten verwaltet werden.

3 - Foto des Kandidaten

Das Foto des Kandidaten wird direkt aus dem Bewerbermanagementsystem übernommen und kann nicht durch den Kandidaten verwaltet werden.

4 - Hauptmenü

Die Startseite des Onboarding ist der Menüpunkt »Vertrag«.

5 - Content-Seiten

Die angelegten Content-Seiten werden im Hauptmenü unter dem Punkt "Vertrag" angezeigt und als Reiter.

6 - Titel

Kurzer Titel mit Unternehmensname.

7 - Beschreibung

Textfeld für einen allgemeinen Einleitungs-/Beschreibungstext.

8 - Bereitgestellte Dokumente

Hier werden alle Dokumente angezeigt, die durch den Personaluser dem Onboarding zugewiesen wurden.

9 - Hochgeladene Dokumente

Hier werden alle Dokumente angezeigt, die durch den Kandidaten selbst hochgeladen wurden.

10 - Upload

Schaltfläche für das hochladen von Dokumenten.

11 - Dokumente freigeben

Durch Anklicken dieser Schaltfläche werden hochgeladene Dokumenten für den Personaluser freigegeben.

12 - Mit dem Smartphone verbinden

Durch Anklicken dieser Schaltfläche wird der Kandidat auf den Bereich weitergeleitet, in dem er die Applikation (APP) herunterladen kann.

Info

Diese Funktion steht aktuell noch nicht zur Verfügung.



Info

Diese Funktion steht aktuell noch nicht zur Verfügung.



Bereitgestellte Dokumente

1 - Zuständer Personalmitarbeiter (Vorname und Nachname)

Hier wird immer der Personaluser angezeigt, der das Dokument bereitgestellt hat.

2 - Titel des bereitgestellten Dokuments 

Bezeichnung des bereitgestellten Dokuments durch den Personaluser.

3 - Name der Stelle

Klare Zuordnung zur Stelle durch den Stellentitel.

4 - Download (Ansicht) von Dokumenten

Durch Anklicken der Schaltfläche öffnet sich ein Dialogfenster, um das Dokument zur Ansicht zu öffnen oder es herunterzuladen.


Hochgeladene Dokumente

1 - Name des Kandidaten (Vorname und Nachname)

Hier wird der Name des Kandidaten angezeigt.

2 - Titel des Dokuments

Der Titel der in der Upload/Bearbeitungsmaske eingetragen wurde.

3 - Name der Stelle

Klare Zuordnung zur Stelle durch den Stellentitel.

4 - Bearbeiten von Dokumenten

Durch Anklicken der Schaltfläche öffnet sich die Bearbeitungsmaske, um das hochgeladene Dokument  bearbeiten zu können.

5 - Löschen von Dokumenten

Um eine Datei zu löschen muss die Schaltfläche »Löschen« angeklickt werden. Die Datei ist somit sofort gelöscht.

6 - Download (Ansicht) von Dokumenten

Durch Anklicken der Schaltfläche öffnet sich ein Dialogfenster, um das Dokument zur Ansicht zu öffnen oder es herunterzuladen.



Upload

Über die Schaltfläche »Upload« kann der Kandidat eigene Dokumente oder unterzeichnete Dokumente etc. hochladen.

Durch Anklicken der Schaltfläche »Upload« öffnet sich die Maske "Datei hochladen". Hier kann die gewünschte Datei ausgewählt und hochgeladen werden.

Diese Datei ist zwar hochgeladen aber nicht für den zuständigen Personaluser sichtbar. Dafür muss die Datei erst freigegeben werden.

Den Status der Datei, ob sie freigegeben ist oder nicht, wird neben dem Namen des Kandidaten eingeblendet.



Desweiteren können weitere Informationen gepflegt werden.

1 - Name

Der eingetragene Name ist der Titel des Dokumentes, der in der Übersicht für hochgeladene Dokumente angezeigt wird. .

2 - Bemerkung

Hier kann der Kandidat ein paar zusätzliche Informationen für den Personaluser hinterlegen.

Info

Die Bemerkung ist für den zuständigen Personaluser sichtbar. Es handelt sich beim Feld »Bemerkung« nicht ausschließlich um ein Informations-Feld für den Kandidaten.


3 - Upload (Datei hochladen)

Durch anklicken der Schaltfläche »Datei auswählen...« öffnet sich ein Dialogfenster in welchem die gewünschte Datei gesucht und ausgewählt werden kann.

4 - Speichern

Um das hochgeladene und administrierte Dokument hochzuladen muss der Speichervorgang durch das Anklicken der Schaltfläche "Speichern" gesichert werden.

5 - Abbrechen

Um den Vorgang des Hochladens eines Dokuments nicht abzuschließen, kann durch klicken der Schaltfläche "Abbrechen" der Vorgang beendet werden.


Dokumente freigeben

Um eine Datei oder Dateien freizugeben muss die Schaltfläche »Dokumente freigeben« angeklickt werden.


Bearbeiten

1 - Name

Der eingetragene Name ist der Titel des Dokumentes, der in der Übersicht für hochgeladene Dokumente angezeigt wird. .

2 - Ersteller

Kann nicht bearbeitet werden.

3 - Stelle

Kann nicht bearbeitet werden.

4 - Bemerkung

Die Bemerkung für den Personaluser kann hier angepasst werden.

5 - Upload (Datei bearbeiten)

Hier kann die hochgeladene Datei ausgetauscht werden.

6 - Status

Der Status gibt an, ob das Dokument freigegeben ist oder nicht.

7 - Speichern

Um Änderungen des Dokuments zu sichern, muss der Speichervorgang durch das Anklicken der Schaltfläche "Speichern" abgeschlossen werden.

6 - Abbrechen

Um den Vorgang des Bearbeitens eines Dokuments zu beenden ist die Schaltfläche "Abbrechen" zu verwenden.

6 - Schließen

Mit der Schaltfläche »Schließen« gelangt man zurück auf die Übersichtsseite.



Änderungen von Dokumenten

Info E-Mail bei Änderungen


Sobald durch den zuständigen Personaluser neue Dokumente zugewiesen werden, erhält der Kandidat eine E-Mail mit dem Hinweis, dass sich aktualisierte Informationen in seinem Onboarding-Bereich gibt. 


Kurz nach Versand der Registrierungs-E-Mail erhält der Kandidat die Einladung für das Onboarding per E-Mail. In der E-Mail kann er den Link aufrufen  und wird in den Login-Bereich des Moduls »Onboarding« weitergeleitet.


Info
iconfalse

Benachrichtigung über einen Änderung im Onboarding Bereich


Sehr geehrte Frau Melitta Bentz,

in Ihrem Onboarding Bereich stehen aktualisierte Informationen für Sie bereit. Folgen Sie dem nachfolgenden Link, um sich anzumelden.


Login-Bereich: Login zur Ansicht der Onboarding Dateien


Mit freundlichen Grüßen


Unternehmensname


Account bearbeiten



Zugangsdaten

Hier können die persönlichen Daten bearbeitet werden.
  • Vorname
  • Name
  • Login (E-Mail-Adresse)*


*Bei Änderung des Login (E-Mail-Adresse) muss die Änderung im Feld rechts bestätigt werden.

Passwort ändern

Die Möglichkeit das Passwort zu ändern. Für die Änderung das aktuelle Passwort eingeben und zweimal das neue Passwort. Dann die Schaltfläche »Speichern« anklicken.




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