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Worksheet für die Systemeinführung der Produktlinie »Enterprise«

Auf dieser Seite können Sie sich einen Überblick darüber verschaffen, welche Informationen und Daten für die Einführung Ihres Systems benötigt werden.




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SP Progress bar
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steps1. Service-Portal,2. Systemeinrichtung,3. Einstellungen,4. Unternehmen,5. Anbindung,6. Dateien,7. Multiposting


SP Horizontal nav group
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name1. Service-Portal


Panel
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  • E-Mail-Adresse für das heroes Service-Portal



>>> Service-Portal



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name2. Systemeinrichtung


Panel
bgColor#fbfbfb
  • Subdomain

  • System E-Mailadresse - Produktiv-System
  • System E-Mailadresse - Stage-System (Kunden-Testsystem)


Note

Zwingend notwendig für die Systemeinrichtung!



>>> Systemeinrichtung



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name3. Einstellungen


Panel
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  • ABC Kategorisierung
  • Vorhaltezeit von Profilen

  • Eskalationsampel für Personaler und Fachbereiche
  • Erinnerungs-E-Mail an Fachbereiche

  • Felder für die Stellenanzeige

  • Beschäftigungsarten

  • Bewerbungsweg

  • Konfiguration Onlineformular

  • User


>>> Einstellungen



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name4. Unternehmen


Panel
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  • Geschäftsbereiche und Gesellschaften

  • Adressen

  • Aufgabenbereiche


>>> Unternehmen



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name5. Anbindung


Panel
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  • Jobboard
  • RSS-Feed



>>> Anbindung



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name6. Dateien


Panel
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  • Firmenlogo
  • Bilder für Stellenanzeigen (HTML-Vorlagen)



>>> Dateien



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name7. Multiposting


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bgColor#fbfbfb
  • Veröffentlichungskanäle



>>> Multiposting











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Administration & Aufgaben



1. Service-Portal

E-Mail-Adresse für das heroes Service-Portal

Mit Ihrem persönlichen Kundenzugang zu unserem Service-Portal stellen wir Ihnen eine Plattform zur Verfügung, mit der Sie Ihre Anfragen themenspezifisch erfassen können. So haben Sie permanent Einsicht in die laufenden Themen und einen Überblick über den aktuellen Bearbeitungsstatus aller Vorgänge.

Um Ihnen einen Account anzulegen benötigen wir eine E-Mail-Adresse.


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Service-Portal: http://service.heroes.eu


2. Systemeinrichtung


Warning

Bitte beachten Sie, dass die Informationen aus dem Punkt "Subdomain" für die Einrichtung des Systems zwingend notwendig sind. Ohne Subomain können wir das System nicht aufsetzen.


Subdomain

Für den Betrieb des Recruiting-Systems unter der gewünschten Webseite benötigen wir eine Subdomain der Internetadresse. Diese Subdomain muss recruiting.URL-Kunde.XXX sein. Diese können Sie bei Ihrem Provider einrichten lassen. Für die Subdomain müssen Sie den folgenden CNAME Eintrag vornehmen:

CNAME:

XXX.prod.heroes.eu

Mögliche Zuständigkeiten:

Marketing Abteilung / Hoster der Webseite

Beispiel:

www.heroes.eu (Hauptdomain) // recruiting.heroes.eu (Subdomain)


System E-Mailadresse - Produktiv-System

SPF-Eintrag bei der Hauptdomain

Das heroes System versendet künftig E-Mails direkt aus dem System heraus. Hierzu ist es notwendig eine System E-Mail-Adresse zu definieren. Es werden alle automatisierten E-Mails von dieser Adresse versendet, auch manuelle E-Mails können über diese Adresse versendet werden. Die angegebene E-Mail-Adresse muss für die zuständigen Mitarbeiter als Postfach zugänglich sein.

Zuständigkeiten:

interne IT-Abteilung

Beispiel für eine System E-Mail:

jobs@heroes.eu


Note

Hinweis für die IT:

Bitte über das Sender Policy Framework (SPF) den Mailserver der Firma heroes authorisieren, damit im Namen der Kundendomain E-Mails aus dem System heraus versendet werden können. Bitte erweitern Sie daher den SPF Eintrag für die Domain <Absenderdomain> um den Wert include:_spf.recruiting-portal.com


System E-Mailadresse - Stage-System (Kunden-Testsystem)

Auch das Stage-System (Kunden-Testsystem) versendet E-Mails direkt aus dem System heraus. Hierzu ist es notwendig eine System E-Mail-Adresse zu definieren. Es werden alle automatisierten E-Mails von dieser Adresse versendet, auch manuelle E-Mails können über diese Adresse versendet werden. Die angegebene E-Mail-Adresse muss für die zuständigen Mitarbeiter als Postfach zugänglich sein, um Prozesse mit dem Test-System prüfen und testen zu können.

Zuständigkeiten:

Personalmanagement

Beispiel für eine System E-Mail:

test_heroes@heroes.eu


3. Einstellungen

ABC Kategorisierung


Im heroes System können verschiedene Rechte zur Kategorisierung des Bewerbers vergeben werden, bitte entscheiden Sie sich hier für eine Variante die Ihren Arbeitsprozess wiederspiegelt:

Bitte wählen Sie hier die gewünschte Variante:


           1. Nur der Personaler darf eine Kategorisierung vornehmen 

           2. Der Personaler darf eine Kategorisierung vornehmen, der Fachbereich darf diese überschreiben ( über eine Historie zur Kategorie ist die Änderung nachvollziehbar)

           3. Nur der Fachbereich darf eine Kategorisierung vornehmen, der Personaler sieht diese auf dem Bewerberprofil


Vorhaltezeit von Bewerbungsdaten


Im heroes System ist die Vorhaltezeit der Bewerbungen im Standard auf 6 Monate eingestellt.


Eskalationsampel für Personaler und Fachbereiche


Definieren Sie in welchem Zeitintervall die Ampel für nicht bearbeitete Bewerbungen in der Aufgabenliste umspringen soll. Die hier definierten Zeiträume können Sie später im System über den Adminbereich jederzeit verändern.

Personaler:

Ampel Gelb (Tage)

 Ampel Rot (Tage)

Fachbereich:

Ampel Gelb (Tage)Ampel Gelb (Tage)


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(info)  HINWEIS: Die Adressen können im System durch den Administrator jederzeit gepflegt werden.


Erinnerungs-E-Mail an Fachbereiche


Hier können Sie einstellen ob und nach wie vielen Tagen die Fachbereiche automatisch per E-Mail an die Bearbeitung offener Bewerbungen erinnert werden soll.

Erinnerungsemail aktivieren:

Ja oder Nein

Erinnerungsemailversand nach X Tagen unbearbeiteter Bewerbungen

Tage


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(info)  HINWEIS: Die Adressen können im System durch den Administrator jederzeit gepflegt werden.


Beschäftigungsart


Hier können Sie alle in Ihrem Unternehmen angebotenen Arbeits-/Beschäftigungsmodelle eintragen. Falls Sie keine Anpassung vornehmen werden die Standarddaten verwendet.

  • Festanstellung
  • Ausbildung
  • DHBW-Studium
  • Praktikum
  • Werkstudententätigkeit
  • Diplomarbeit
  • Masterabschlussarbeit
  • Bachelorabschlussarbeit


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(info)  HINWEIS: Die Beschäftigungsarten können im System durch den Administrator jederzeit gepflegt werden.


Bewerbungsweg



Konfiguration Onlineformular


Siehe separate Excel-Datei "Konfiguration-Onlineformular" für die Fragebogen-Konfiguration.


4. Unternehmen

Geschäftsbereiche und Gesellschaften


Im heroes Bewerbermanagementsystem wird ihre Firmenstruktur über Geschäftsbereich und Gesellschaft abgebildet. Nachfolgend 2 Beispiele:

Beispiel

Die Telum GmbH ist die Mutterfirma der folgenden Tochterfirmen heroes GmbH, Telum Consulting, Telum-Bits


Geschäftsbereich: Telum GmbH

Gesellschaften zur Telum GmbH zugehörig: heroes GmbH, Telum Consulting, Telum-Bits


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(info)  HINWEIS: Die Adressen können im System durch den Administrator jederzeit gepflegt werden.


Adressen


Hier können Sie die Adressen für ihren Geschäftsbereich und Gesellschaften eintragen.

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(info)  HINWEIS: Die Adressen können im System durch den Administrator jederzeit gepflegt werden.



Aufgabenbereiche


Hier können Sie die in ihrer Firmenstruktur vorhandenen Aufgabenbereiche eintragen. Diese Information dient z.B. später ihrem Berichtswesen und steht als Filter in verschiedenen Arbeitsbereichen im System zur Auswahl.

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(info)  HINWEIS: Die Aufgabenbereiche können im System durch den Administrator jederzeit gepflegt werden.



5. Anbindung

Jobboard


Binden Sie Ihre offenen Stellen per Iframe-Code in Ihre bestehende Webseite ein. Und zwar ohne aufwendige Anpassung der Webseitenstruktur. Einfach den Iframe-Code kopieren und auf der gewünschten Seite entsprechend integrieren.



Optional: RSS-Feed


Die Veröffentlichung von Stellenausschreibungen erfolgt aus dem heroes System mittels RSS-Feed. Im RSS-Feed sind alle Informationen und Links zur Stellenausschreibung gespeichert. Der RSS-Feed dient dazu die Stellenausschreibungen, z.B. auf ihrer Firmenwebseite, zu platzieren. Der RSS-Feed muss von ihrer Seite selbst eingebunden werden. Oft ist hier z.B. eine Agentur mit der Pflege der Unternehmenswebseite oder die Marketingabteilung beauftragt. Anbei finden Sie einen Link zu einem Demo RSS-Feed. Leiten Sie diesen bitte entsprechend an die bei ihnen zuständige Abteilung für die Einbindung in die Unternehmenswebseite weiter. Um mit Hilfe von heroes e-recruiting einen Stellenmarkt auf Ihrer Webseite zu integrieren, stellen wir Ihnen einen RSS-Feed zur Verfügung, der die Informationen zu den von Ihnen veröffentlichten Stellen enthält. Den Link zum RSS-Feed Ihres Produktivsystems stellen wir Ihnen bei der Systemeinführung zur Verfügung.


Note

Den RSS-Feed max. 2 mal pro Tag abrufen.


6. Dateien


Ihr heroes Bewerbermanagementsystem wird in ihrer Firmen CI ausgeliefert. Um die entsprechenden Logos und Farbeinstellungen für Sie programmieren zu können benötigen wir die folgenden Dokumente:

  • Firmenlogo (Schicken sie uns Ihr Logo als hochauflösende Bilddatei  als  .PNG oder .TIF  Dateiformat)
  • CI-Richtlinien / Farbwerte

7. Multiposting


Hier definieren Sie ihre Veröffentlichungskanäle und können angeben, ob diese zur Erfassung von Kosten von Stellenausschreibungen und als Auswertung der Bewerbermotivation („Wie wurden Sie auf uns aufmerksam“) zur Verfügung stehen sollen.



Sie haben innerhalb des Recruiting-Systems die Möglichkeit verschiedene Veröffentlichungskanäle zu nutzen. Als Veröffentlichungskanäle stehen Ihnen nicht nur Online-Jobbörsen, sondern auch Printmedien, Social Media Kanäle und Suchmaschinen zur Verfügung.


Tip

Bei Fragen wenden Sie sich einfach an Ihren persönlichen Ansprechpartner. Wir helfen Ihnen gerne weiter.